PEC – Posta Elettronica Certificata

elenco indirizzi PEC (posta elettronica certificata) della Pubblica Amministrazione

Entro il 29 novembre 2009 per alcuni Soggetti è previsto l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC), o di analogo sistema che abbia le medesime caratteristiche. Dovrà esserne data comunicazione al relativo Ordine o Collegio entro la stessa data. I messaggi e-mail inviati con la casella PEC assumono valore legale assimilato a quello di una raccomandata A/R, essendo opponibili ai terzi.

SCADENZE PER DOTARSI DELLA PEC

SOCIETÀ

a) già costituite al 29/11/2008: la PEC va richiesta

• entro e non oltre il 29/11/2011
• va comunicata al Registro imprese competente
• utilizzando lo stesso mod. S5 (quinto riquadro) utilizzato per l’iscrizione.

b) costituite dal 29/11/2009: la PEC va richiesta

• alla costituzione della società
• va comunicata al Registro imprese
• utilizzando lo stesso mod. S1 (quinto riquadro) utilizzato per l’iscrizione.

Omissione:

• la mancata comunicazione dell’indirizzo PEC alla CCIAA (Nota Unioncamere del 11/02/2009)
• determina la sospensione della iscrizione, con assegnazione di un congruo termine per provvedervi
• decorso inutilmente tale termine l’iscrizione potrà essere rifiutata

PROFESSIONISTI

La PEC:

• sarà obbligatoria dal 29.11.2009
• l’indirizzo PEC va comunicato al proprio Ordine/Collegio professionale.

CARATTERISTICHE DELLA PEC

• I messaggi inviati attraverso la “casella PEC”:
• assumono valore legale analogo alla raccomandata A/R
• pertanto sono opponibili nei confronti dei terzi

I messaggi vengono trasmessi tramite dei “gestori abilitati” che ne garantiscono:

• l’autenticità (certezza del mittente)
• l’integrità del messaggio (il numero di pagine inviate; in alcuni casi sarà possibile non inviare il file come allegato ed avere la autenticità dell’intero testo)
• il loro recapito (certezza della consegna)

CARATTERISTICHE PRINCIPALI DELLA “POSTA CERTIFICATA”

Una trasmissione può essere considerata “posta certificata” (quindi assumere la valenza legale di raccomandata A/R) solo se:

• sia la caselle del mittente
• che la casella del destinatario

sono entrambe caselle di posta elettronica certificata

In caso contrario: il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione (ad esempio, potrà non fornire la ricevuta di avvenuta consegna, anche se nella maggior parte dei casi ciò avviene ugualmente).

GESTORI ABILITATI

• si interpongono tra mittente e destinatario;
• comunicano e registrano l’avvenuto (o fallito) invio del messaggio;
• comunicano e registrano la consegna (o mancata consegna) del messaggio al destinatario.

Il gestore del servizio può essere:

• il medesimo, per il mittente e per il destinatario
• differente per il mittente e per il destinatario; in tal caso il gestore del mittente trasmette il messaggio al gestore del destinatario, che provvede a inoltrarlo a quest’ultimo.

In entrambi i casi cura l’emissione delle ricevute di invio e di ricevimento e conserva i dati identificativi di tutte le spedizioni effettuate. L’elenco dei gestori abilitati può essere esaminato sul sito www.cnipa.gov.it.

CERTIFICAZIONE DELL’INVIO

quando si spedisce un messaggio da una casella di posta certificata:

• si riceve dal proprio gestore di posta certificata una ricevuta di accettazione (firmata dal gestore)
• che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml
• la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal gestore scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito); questa è la caratteristica più significativa che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

QUANDO L’INVIO SI CONSIDERA EFFETTUATO

il messaggio inviato tramite PEC:

• si considera “ricevuto” dal destinatario nel momento in cui è messo “a disposizione” dal gestore nella casella di posta del destinatario
• a prescindere dalla conferma di avvenuta ricezione.

ATTENZIONE: LA VALIDITÀ LEGALE DELLA COMUNICAZIONE DECORRE

• dal momento della messa a disposizione nella casella del destinatario (e da tale momento decorrono gli eventuali termini legali di decadenza collegati alla natura del documento inviato) e non dalla “apertura” del messaggio.

Al pari di una raccomandata, fa fede la data di consegna, indipendentemente se il destinatario intende aprire la lettera o meno. Al fine di evitare qualsiasi contestazione (es: il destinatario sostiene di non essere un abituale utilizzatore di posta elettronica), molti gestori permettono l’inoltro automatico di un messaggio “sms” che avvisa della spedizione; la combinazione di sms e PEC farà “prova provata” dell’invio.

POSTA NON GIUNTA AL DESTINATARIO

se l’invio non è andato a buon fine (il gestore riceve un messaggio senza i requisiti formali richiesti dal sistema informatico, contiene virus informatici, ecc.), il gestore è tenuto a:

• informare tempestivamente il mittente inviando allo stesso un avviso di non accettazione/rilevazione virus/mancata consegna contenente la motivazione per cui il messaggio non può essere accettato;
• conservare i messaggi ricevuti e “bloccati” per 30 mesi.

Se ad interrompere la trasmissione è il gestore del destinatario, questo è tenuto ad avvisare il gestore del mittente che a sua volta provvede a comunicare l’evento al mittente.

La posta elettronica certificata (PEC):

• oltre ad assumere il valore di una “raccomandata A/R” tradizionale può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un “certificato digitale”.

ESEMPI DI UTILIZZO

la PEC si sostituisce:
• alle ordinarie raccomandate e fax nei rapporti ufficiali (con la “ricevuta di ritorno” del gestore)

Esempio: convocazioni di Assemblee e Consigli di amministrazione; costituzioni in mora; ecc.

• alle comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna

Esempi: invio di ordini, contratti, fatture, inoltro di circolari e direttive, gestione delle comunicazioni all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (associazioni, ecc.)