Che cos’è una riunione ibrida? Suggerimenti e best practice

In una riunione ibrida una parte dei partecipanti si riunisce di persona in una sala riunioni, un’altra parte partecipa a distanza, quindi da casa o da un’altra posizione, come un un ufficio satellite o una caffetteria. 

L’obiettivo finale è quello di rendere le riunioni ibride intuitive e semplici come le riunioni faccia a faccia grazie alla tecnologia per i meeting: periferiche audio e video, piattaforme di videoconferenza come Microsoft Teams, Zoom, Google Meet.

Come puoi preparare la sala riunioni per ottenere il miglior risultato per una riunione ibrida?

Per avere una migliore resa, puoi preparare l’aula con un monitor (principale) molto grande su cui gli alunni in presenza e non, vedranno slide e lavagna gestita dal relatore.

Il relatore utilizzerà la lavagna software integrata all’interno del programma di videoconferenza (qui trovi le istruzioni per Microsoft Teams: Guida di Microsoft Whiteboard; le indicazioni per Zoom invece le trovi qui ). La lavagna software semplifica la trasmissione di quanto scritto a chi è in remoto.
Collega il computer del relatore con il monitor principale e condividi lo schermo con i partecipanti online.
Sopra o sotto il monitor principale collega una webcam panoramica che permetta di inquadrare tutta l’aula e zoomare in automatico su chi parla; il relatore sarà posizionato di fronte alla webcam.
Colloca un microfono altoparlante sul tavolo verso il relatore in modo che garantisca un ottimo audio in entrambe le direzioni.
Se puoi, colloca un lato del tavolo sotto il monitor in modo che non sia possibile voltare le spalle alla webcam.
Illumina la stanza in modo uniforme.
Sincerati che la sala abbia una buona connessione internet e una connessione di backup.
Prepara il materiale per la riunione o il corso, sia in formato cartaceo che digitale.

Alcune regole per chi partecipa in presenza:

  1. Parlare uno alla volta;
  2. Non fare rumori (muovere fogli di carta, tamburellare sul tavolo, spostare sedie);
  3. Parlare sempre rivolti verso il microfono.

Ai partecipanti remoti fai leggere i consigli che abbiamo scritto qui: Come seguire al meglio un corso su Zoom, Teams o Meet

Alcuni strumenti per la tua sala riunioni o aula corsi:

Jabra PanaCast Webcam Panoramica 4K per Videoconferenze, Videocamera”Plug-and-Play” con Campo Visivo pari a 180 gradi, Ottima per Sale Riunioni

Jabra Speak 510 Speak – Altoparlante Bluetooth portatile, altoparlante per conferenze – Si collega a laptop, smartphone e tablet – Spina USB

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